Thanh tra tỉnh: Hướng dẫn bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp bộ máy

Thanh tra tỉnh vừa phát đi văn bản hướng dẫn bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có liên quan từ thanh tra cấp sở, huyện về Thanh tra tỉnh để thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo quy định, đến các sở, ngành địa phương trên địa bàn tỉnh.

Mục đích hướng dẫn là nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu đầy đủ, khoa học, đúng quy định của pháp luật về lưu trữ. Phục vụ tốt công tác quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ của Thanh tra tỉnh sau sáp nhập. Tránh thất lạc, hư hỏng, sai lệch thông tin, mất mát hồ sơ, tài liệu; xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan trong quá trình bàn giao.

Việc bàn giao phải đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định về công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu, nghĩa là phải đầy đủ rõ ràng, trình tự, đúng thực tế và  đúng thành phần hồ sơ. Hồ sơ phải được phân loại, chỉnh lý, lập danh sách đầy đủ trước khi bàn giao;…  Bên nhận chỉ nhận hồ sơ, tài liệu các cuộc thanh tra, vụ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo chưa hoàn thành; chưa giải quyết xong, đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ, theo dõi, xử lý tiếp theo. Không tiếp nhận hồ sơ đã hoàn thành, đã kết thúc xử lý trước đó…

Thanh tra tỉnh yêu cầu, thanh tra các sở, cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thống kê, phân loại, lập danh mục hồ sơ bàn giao theo quy định. Đồng thời đề nghị, Giám đốc các sở, Chủ tịch UBND các huyện quan tâm chỉ đạo các phòng thanh tra của mình thực hiện theo hướng dẫn của Thanh tra tỉnh, bàn giao hồ sơ, tài liệu đầy đủ, đúng quy định, thời hạn…Thanh tra tỉnh thành lập tổ tiếp nhận, tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định, kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác.